Con la Delibera n. 478 del 26 novembre 2025, ANAC ha approvato le nuove Linee Guida sui canali interni di segnalazione previsti dal D.Lgs. 24/2023. Il documento non introduce nuovi obblighi, ma chiarisce numerosi aspetti applicativi emersi nei primi due anni di attuazione della disciplina. L’elemento più interessante è il cambio di prospettiva: il whistleblowing viene descritto sempre meno come un adempimento documentale e sempre più come un presidio organizzativo da governare.
Un aggiornamento costruito sull’esperienza applicativa
Le nuove Linee Guida nascono dall’esperienza maturata da ANAC nell’attività di vigilanza e dall’analisi delle criticità emerse durante i primi anni di applicazione del D.Lgs. 24/2023.
Nella fase iniziale, molte organizzazioni hanno concentrato gli sforzi sull’implementazione dei canali interni di segnalazione, privilegiando gli aspetti tecnologici e procedurali necessari a garantire la conformità normativa.
L’aggiornamento pubblicato dall’Autorità sposta oggi l’attenzione su un livello diverso: non più la semplice predisposizione del canale, ma la capacità dell’organizzazione di governare l’intero processo di gestione delle segnalazioni.
Le Linee Guida affrontano in modo più puntuale temi quali l’individuazione del soggetto gestore, i requisiti di autonomia e indipendenza, la documentazione delle attività svolte, il coordinamento con la disciplina in materia di protezione dei dati personali e le modalità di gestione dei canali nei gruppi societari.
Più che un aggiornamento formale, rappresentano una lettura dell’esperienza applicativa maturata fino ad oggi.
Il gestore del canale diventa un presidio di governance
Uno dei passaggi più significativi riguarda il ruolo attribuito al soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni.
ANAC chiarisce che questa funzione non può essere ricondotta a una mera attività amministrativa.
Il gestore del canale è chiamato a garantire imparzialità, autonomia, riservatezza e corretto svolgimento dell’intero procedimento, operando con competenze adeguate e in assenza di conflitti di interesse.
Per molte organizzazioni questo comporta una riflessione sulla collocazione della funzione all’interno della governance aziendale.
Affidare la gestione alla Compliance, all’Internal Audit, all’Organismo di Vigilanza o a un soggetto esterno non è una scelta neutra: implica valutazioni in termini di indipendenza, competenze, flussi informativi e responsabilità.
Le nuove Linee Guida non indicano un modello unico, ma ribadiscono la necessità che la soluzione adottata sia coerente con la struttura e con i rischi dell’organizzazione.
Gruppi societari: un chiarimento particolarmente atteso
Tra gli aspetti di maggiore interesse vi sono le indicazioni dedicate ai gruppi societari, rispetto ai quali ANAC fornisce importanti chiarimenti in merito alle modalità di organizzazione dei canali di segnalazione.
In particolare, viene confermata la possibilità, per le società che abbiano impiegato nell’ultimo anno una media non superiore a 249 lavoratori, di condividere il canale interno di segnalazione e la relativa gestione, valorizzando modelli organizzativi di gruppo improntati a efficienza e specializzazione. Per le realtà di dimensioni superiori tale soluzione non è invece prevista, restando comunque possibile l’affidamento della gestione del canale a un soggetto esterno.
È un chiarimento importante.
Le nuove Linee Guida confermano la possibilità di adottare modelli di gestione del whistleblowing a livello di gruppo, basati su infrastrutture condivise e competenze centralizzate. Al tempo stesso, richiamano l’attenzione sulla necessità di garantire l’autonomia dei singoli canali, la riservatezza delle segnalazioni e una chiara definizione di ruoli, responsabilità e modalità di collaborazione tra le società coinvolte.
Tracciabilità, documentazione e protezione dei dati
Un altro elemento che emerge con forza riguarda la gestione del procedimento.
ANAC dedica ampio spazio alla documentazione delle attività svolte, alla corretta conservazione degli atti, alla definizione dei tempi di archiviazione e alla protezione delle informazioni trattate durante l’intero ciclo di vita della segnalazione.
Il richiamo ai principi del GDPR non riguarda soltanto la riservatezza del segnalante.
Coinvolge l’intero trattamento dei dati personali, imponendo alle organizzazioni di definire ruoli, responsabilità e misure tecniche e organizzative adeguate a garantire integrità, riservatezza e limitazione degli accessi.
La tracciabilità del procedimento assume così un valore che va oltre la compliance documentale: diventa uno degli elementi attraverso cui dimostrare la solidità del sistema.
Un sistema che deve dialogare con gli altri presidi di controllo
Le nuove Linee Guida mettono indirettamente in evidenza un tema destinato ad assumere un peso crescente nelle organizzazioni più strutturate.
Le informazioni raccolte attraverso il whistleblowing possono avere impatti sul Modello 231, sulle attività dell’Internal Audit, sui processi di Compliance, sui sistemi anticorruzione e, in alcuni casi, anche sulla gestione di violazioni dei dati personali o di incidenti di sicurezza informatica.
La sfida non consiste nell’attribuire le stesse competenze a funzioni diverse, ma nel costruire modalità di coordinamento che evitino sovrapposizioni, garantiscano la riservatezza delle informazioni e consentano una gestione efficace dei rischi emersi dalle segnalazioni.
È un passaggio che richiama una visione sempre più integrata dei sistemi di controllo interni.
Oltre la norma
Le nuove Linee Guida ANAC offrono indicazioni puntuali su come progettare e gestire un sistema di whistleblowing.
Resta però una domanda che ogni organizzazione dovrebbe porsi.
Se domani arrivasse una segnalazione realmente critica, il sistema che abbiamo costruito sarebbe in grado di gestirla con indipendenza, competenza e tempi adeguati?
Perché è in quel momento, e non durante un audit documentale, che si misura l’efficacia di un presidio di whistleblowing.
